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Une machine à affranchir fait gagner du temps et de l'argent à votre entreprise. Les modèles sont nombreux, et le choix de la machine dépendra de la quantité de courrier que vous envoyez par mois.
Il peut être difficile de s'y retrouver parmi les différentes offres, voici l'essentiel à savoir sur la machine à affranchir.
Dès que vous envoyez environ 20 lettres par jour, la machine à affranchir est une solution économique pour votre entreprise.
Quel que soit le volume de courrier et de colis expédiés par votre entreprise, une machine à affranchir est un véritable gain de temps pour vous et vos collaborateurs.
Plus besoin de faire la queue à la poste, plus besoin d'apposer soi-même des timbres sur des centaines d'enveloppes !
Économisez sur l'envoi de votre courrier : Avec une machine à affranchir, vous pouvez économiser jusqu'à 10 % sur vos frais d'affranchissement.
En effet, une machine à affranchir vous permet de peser vos lettres et colis avec précision si vous choisissez un modèle avec balance, vous affranchissez vos envois au centime près.
Traitez tous vos envois : vous pouvez envoyer tous les types de courrier avec votre machine à affranchir. Qu'il s'agisse de lettres ordinaires, de colis ou de lettres recommandées, vous pouvez les affranchir depuis votre entreprise.
Vous n'aurez pas besoin de coller les timbres vous-même, la machine à affranchir le fera pour vous.
Mettez en valeur le logo de votre entreprise : une machine à affranchir vous permet d'apposer sur votre courrier, en plus de l'empreinte postale, des "blocs publicitaires" pouvant contenir votre logo, les coordonnées de votre entreprise, une offre promotionnelle...
Certaines machines à affranchir peuvent stocker plusieurs blocs publicitaires.
Installation : L'installation d'une machine à affranchir dans votre entreprise est très simple. Vous pouvez choisir de l'installer vous-même ou de le faire installer par votre fournisseur.
Généralement, les petites machines (moins de 30 plis envoyés par jour) peuvent être facilement installées par vous-même. Un manuel d'installation, fourni avec la machine, vous guidera dans les différentes étapes.
Pour les machines à affranchir de plus grande capacité (de 30 lettres à plus de 200), vous utiliserez votre fournisseur. Le professionnel vous formera aux différentes fonctionnalités de la machine.
Fonctionnement : Il est très simple d'apprendre à utiliser une machine à affranchir. De plus, si vous avez le moindre doute, votre fournisseur vous guidera à travers son support en ligne.
Pour affranchir votre courrier, il vous suffit de sélectionner les options nécessaires à l'envoi de votre courrier, de peser le courrier si nécessaire, et la machine à affranchir appose une empreinte digitale, soit directement sur la lettre, soit sur une étiquette (pour un colis par exemple).
Facturation : Pour répondre aux nouvelles normes de Postes Canada, les machines à affranchir doivent être connectées via Internet. Cela permet à Postes Canada de faire un rapport mensuel de la consommation de la machine et de mettre à jour directement les tarifs postaux.
Quelle que soit la machine que vous utilisez, votre facture sera composée d'une partie fixe, comprenant la remise des frais de port via la machine et les frais de gestion, ainsi qu'une partie variable, comprenant la valeur de la consommation de la machine. mois et le coût de vos blocs publicitaires, si vous les utilisez.
Si vous souhaitez utiliser une machine à affranchir, vous devrez la louer, car l'achat d'une machine à affranchir n'est pas possible au Canada.
Vous pouvez choisir entre les trois fournisseurs de machines à affranchir affiliés à Postes Canada. Vous devrez signer deux contrats. Vous, en tant qu'entreprise, louez votre machine auprès d'un fournisseur et payez votre consommation d'affranchissement directement à Postes Canada.
Le fournisseur vous facture le montant mensuel de la location de votre machine, et la Poste vous facture le montant de vos frais de port du mois écoulé.
La durée du contrat avec le fournisseur de machines à affranchir est généralement de cinq ans, et la Poste vous demandera probablement une caution d'une valeur de quelques mois de consommation, qui vous sera restituée à la fin du contrat.
Les besoins de votre entreprise doivent guider le choix de votre machine à affranchir. Différents modèles sont disponibles, selon le nombre de mails que vous souhaitez poster quotidiennement. Vous examinerez également les options que vous souhaitez avoir.
Par exemple, avez-vous besoin de stocker plusieurs blocs d'annonces ? Avez-vous besoin d'une balance intégrée ? etc... Ces questions vous permettront de déterminer les options que votre machine à affranchir devra comporter.
La toute petite machine à affranchir connectée : Cette machine à affranchir a été conçue pour les petites entreprises, qui n'affranchissent pas plus de 30 courriers par jour.
Aucune raison de se priver de cette petite machine à affranchir qui n'a rien à envier à une grande, en effet, comme ses grandes soeurs, elle est connectée au réseau de la Poste, dispose de blocs publicitaires, et permet de s'affranchir de la corvée de acheter des timbres. De plus, son coût est minime.
La machine à affranchir est louée par des entreprises affiliées à Postes Canada. Ils s'occupent également de l'entretien de la machine à affranchir.
Les interventions des techniciens pour la maintenance d'une machine à affranchir ou le dépannage sont très rapides. Plusieurs possibilités peuvent être mises en place selon le type de machine à affranchir qui nécessite une opération de maintenance.
Les fournisseurs de machines à affranchir proposent différents services selon le bail choisi par l'entrepreneur. Quel que soit le type d'équipement et le nombre de courriers envoyés, un contrat d'entretien de la machine à affranchir complète toutes les offres.
En général, la maintenance d'une machine à affranchir procède de deux manières. Une hotline technique est disponible par téléphone ou internet tous les jours avec des créneaux étendus. Le technicien peut ainsi accéder à l'équipement concerné pour effectuer à distance la maintenance de la machine à affranchir.
Si le dépannage ne peut se faire de cette manière, une équipe technique intervient directement dans les locaux de l'entreprise. Cependant, il est nécessaire d'être précis sur les délais avant de souscrire le bail. En effet, les fournisseurs de machines à affranchir interviennent pour la maintenance dans des délais plus ou moins longs.
Les services associés à la location de machine à affranchir varient considérablement d'une entreprise à l'autre. Il est donc intéressant de comparer les prestations proposées en matière d'installation ou de maintenance de la machine à affranchir pour optimiser l'utilisation des équipements dans l'entreprise. En effet, il est préférable pour une entreprise d'opter pour un prestataire situé à proximité de sa zone géographique afin de simplifier les interventions et les opérations de maintenance sur la machine à affranchir.
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